Ústav se zakládá zakládací listinou (ne zakládací smlouvou) nebo pořízením pro případ smrti a k samotnému vzniku ústavu dochází zápisem do veřejného rejstříku. Zápis provádí příslušný rejstříkový soud podle sídla ústavu. Návrh na zápis je možné podat osobně, poštou či datovou schránkou apod. Návrh musí být vyplněn prostřednictvím inteligentního formuláře na stránkách www.justice.cz. Přílohou k návrhu musí být:
- Zakládací listina ústavu, která nemusí být opatřena úředně ověřenými podpisy a nemusí být formou veřejné listiny.
- Zápis ze zasedání správní rady o volbě ředitele ústavu. Opět postačí neověřené podpisy členů správní rady.
- Čestné prohlášení o tom, že je osoba statutárních zástupců a členů kontrolních orgánů plně svéprávná a souhlas osoby s tím, že bude zapsána do veřejného rejstříku opatřený úředně ověřeným podpisem
- Souhlas majitele nemovitosti s umístěním sídla ústavu s úředně ověřeným podpisem (souhlas nesmí být starší 3 měsíců).
- Prohlášení o složení zapisované výše vkladu. Není stanovena minimální povinná výše vkladu, ale doporučujeme složit do banky alespoň nějakou částku.
- Vyplněný návrh na zápis do veřejného rejstříku opatřen úředně ověřeným podpisem osoby pověřené zakladatelem. Obvykle je to první člen statutárního orgánu, tedy ředitel ústavu, ale může to být i jiná osoba.
Založení ústavu je od května 2015 osvobozeno od soudního poplatku.
Soud rozhoduje o zápisu ústavu do veřejného rejstříku usnesením do 5 pracovních dnů ode dne podání návrhu na soud. Usnesení nabývá právní moci po 15 dnech, nebo lze lhůtu zkrátit, pokud se pověřená osoba vzdá práva na odvolání formou jednoduchého prohlášení odeslaného jako odpověď pomocí datové schránky, poštou či osobně na soudě. Pokud by u návrhu něco chybělo, vyzve ústav soud k doplnění.
